Intégrer un collaborateur à distance est un défi unique. Mais avec une préparation et des conseils adéquats, il est possible de réussir le processus d’intégration et d’instaurer une culture d’équipe à distance efficace. Découvrez ces sept conseils clés pour faciliter l’intégration de votre nouveau membre d’équipe à distance !
Définir et communiquer clairement les objectifs et les attentes
Après que le candidat ait passé un entretien à distance, intégrer un collaborateur à distance commence par une communication claire et honnête. Assurez-vous que vos nouveaux membres d’équipe savent exactement ce qui est attendu d’eux et comment ils peuvent contribuer au succès. Créez des objectifs réalistes et spécifiques que chaque nouveau membre peut atteindre le plus rapidement possible. Communiquez également clairement quelle équipe ou personnes il devrait contacter pour les problèmes liés à la collaboration, à l’organisation des rendez-vous, etc.
Veiller à la création d’un environnement de travail optimisée pour le collaborateur
D’une manière générale, il est important de veiller à ce que les collaborateurs à distance bénéficient d’un environnement de travail optimisé pour leurs besoins. Intégrer un collaborateur à distance peut inclure des outils de communication tels que des messageries instantanées, des supports visuels et audio (Plateforme vidéo), un système de collaboration régulier ainsi qu’un logiciel d’organisation et une gestion efficace du temps.
Créer des occasions de relations sociales entre le personnel et les collègues
Il est très important de faciliter la communication sociale au sein de l’équipe des collaborateurs à distance. Créez des occasions pour que les collaborateurs établissent des relations personnelles et non seulement professionnelles. Les bavardages sur Zoom, le jeu en ligne occasionnel ou les points hebdomadaires sont des outils qui favorisent une meilleure collaboration entre le personnel à distance.
S’assurer que chaque membre ait accès aux outils et à l’infrastructure nécessaires pour accomplir leur travail
Les nouveaux collaborateurs à distance doivent posséder toutes les fonctionnalités et l’infrastructure nécessaires pour pouvoir réussir leur travail à distance. Intégrer un collaborateur à distance peut inclure un ordinateur et des logiciels, du matériel d’enregistrement audio et vidéo, une connexion Internet haut débit et rapide, des manuels d’instructions et des procédures de travail, ainsi que des outils de collaboration. Fournissez une checklist facile à suivre au membre de l’équipe avant la date d’intégration afin qu’il sache exactement ce dont il aura besoin pour commencer.
Connecter le personnel avec une technologie qui facilite la collaboration en temps réel
En plus de fournir tous les outils et la technologie nécessaires pour un travail à distance fructueux, veillez à ce que le personnel bénéficie d’une technologie qui facilite la collaboration en temps réel. Les membres de l’équipe à distance devraient être connectés aux mêmes canaux de communication que leurs collègues plus traditionnels. Assurez-vous qu’ils puissent accéder aux courriels en temps réel et dialoguer sur Slack ou Zoom, ainsi qu’utiliser des outils tels que Microsoft Teams pour partager des documents quand cela est nécessaire.
Conclusion
En résumé, Intégrer un collaborateur à distance répond globalement aux mêmes impératifs qu’une intégration plus classique, dans les locaux de l’entreprise. Il y a deux aspects à ne pas négliger cependant. D’abord, ce n’est pas parce que la personne n’est pas dans les locaux qu’elle n’est pas en situation de découverte totale et souvent déstabilisante. Aussi, il faut impérativement être de la plus grande disponibilité possible pour l’accompagner, répondre à ses questions et l’orienter.
De la même manière, il ne faut surtout pas négliger l’absence totale de moments informels de découverte des coutumes d’entreprise. Cela n’est pas du tout instinctif, mais il faut formaliser l’informel, pour ne pas laisser une recrue se perdre au milieu d’usages qu’elle ne connaît pas et ne maitrise pas. Enfin, il faut bien entendu planifier, même à long terme, la première rencontre physique entre le nouvel arrivant et toutes les parties prenantes de son nouvel écosystème, car rien ne pourra remplacer cette rencontre réelle.
