La méthode 5S est une méthode de Lean Manufacturing mise au point par l’entreprise japonaise Toyota, dans le cadre du Toyota Production System (ou TPS) qui avait pour but d’optimiser la production industrielle du groupe automobile. Le Lean Manufacturing est une méthode d’optimisation de la production industrielle, issue du taylorisme, et qui consiste en l’élimination des gaspillages de toutes sortes (appelés muda en japonais, on en dénombre sept : surproduction, attentes, transport, étapes inutiles, stocks, mouvements inutiles, corrections/retouches).
La méthode 5S est donc une méthode de Lean Manufacturing, qui repose sur cinq piliers, représentés par ces 5 S, les initiales de 5 mots japonais :
- Seiri (Eliminer)
- Seiton (Ranger)
- Seiso (Nettoyer)
- Seiketsu (Standardiser)
- Shitsuke (Respecter)
Historiquement, la méthode 5S est une méthode d’optimisation de production industrielle. Cependant, elle est également applicable à des métiers de services, de bureau, voire même chez vous !
Définir le 5S
SEIRI – ELIMINER
Le premier verbe d’action est donc Seiri, qui signifie éliminer en français. L’objectif est d’éliminer, de se débarrasser de tout ce dont on n’a pas besoin, de tout ce qui n’est pas nécessaire. Cela concerne tout l’espace de travail et permet de gagner à la fois du temps et de l’espace, ce qui permet d’augmenter la production et la productivité.
SEITON – RANGER
Le second verbe et la seconde action du 5S consiste à ranger. En effet, une fois tout le superflu éliminé, il ne reste que des éléments nécessaires à l’accomplissement de la production. Pour favoriser celle-ci, il faut donc attribuer une place à chaque objet, selon sa fréquence d’utilisation. Plus on l’utilise fréquemment, plus proche il sera du poste de travail. Ce rangement permet aussi d’intégrer chaque position de chaque objet, pour ne pas perdre de temps à le rechercher et ainsi économiser du temps pour accomplir la tâche de production elle-même.
SEISO – NETTOYER
Le troisième verbe d’action régissant la méthode 5S est le verbe nettoyer. En effet, maintenant que le poste de travail est débarrassé du superflu et est rangé à la perfection, il devient plus facile de le nettoyer. Cela permet donc de l’entretenir. En effet, le « Seiso » des 5S est plus large qu’un simple coup d’éponge. Il intègre également une détection des anomalies existantes ou sur le point de se déclarer. Il permet d’agir plus rapidement sur les problèmes et surtout d’éviter qu’ils se déclenchent en pleine action de production, ce qui est beaucoup plus problématique.
SEIKETSU – STANDARDISER
Le quatrième et avant-dernier commandement des 5S est de standardiser. En effet, toutes les action entreprises jusqu’ici, de débarrasser, de ranger, de nettoyer, ne doivent pas être des actions isolées sans lendemain. Elles sont à reproduire et à maintenir en continu pour réellement avoir un impact sur la production. Elles doivent faire partie du quotidien, des réflexes indispensables à avoir pour occuper son poste. Il est souvent préconisé de recourir au management visuel pour faciliter cette standardisation : par exemple, un carré tracé au sol d’une usine vient délimiter l’emplacement des palettes vides.
SHITSUKE – RESPECTER
Le dernier impératif du 5S est donc de respecter. Une fois qu’elles sont standardisées, notamment avec l’aide du management visuel, il devient plus facile de respecter les règles et de les appliquer de manière définitive. Si elles ne sont pas respectées dans la durée, la méthode 5S n’a pas d’intérêt. Cette dernière étape est également celle de l’amélioration continue, au travers de la méthode Kaizen, issu elle aussi du langage japonais. Elle consiste en de petites améliorations que l’on peut toujours identifier et mettre en place pour continuellement faire progresser l’organisation du travail.
Pourquoi et comment mettre en place la méthode 5S ?
Les avantages de la méthode 5S ?
Il existe de nombreux avantages à la mise en place du système 5S, surtout dans un univers industriel. Ainsi, on vient de le voir, la méthode inventée par Toyota permet des gains nets de productivité et donc un accroissement non négligeable de la performance de l’entreprise. Par ailleurs, cela peut aussi permettre si elle est bien appliquée de générer une meilleure qualité des produits et de gestion des stocks et de la production de l’entreprise.
Au-delà de cela, cette méthode peut aussi est bienfaitrice pour les employés. Elle a le mérite de réduire les risques d’accidents du travail. En effet, travailler dans un environnement rangé et nettoyé permet de réduire les accidents du travail. Ainsi, on ne trébuche plus sur un outil ou du matériel oublié au sol, comme une machine nettoyée et vérifiée régulièrement a moins de risque de connaitre une avarie grave en plein fonctionnement, ce qui menace la santé de son opérateur. Enfin, de la même manière que l’on est plus à l’aise et épanoui dans une maison rangée et propre, un salarié sera souvent plus à l’aise moralement de travailler dans un lieu sain et ordonné.
Comment mettre en place le 5S ?
La méthode 5S est une méthode lourde et longue à mettre en place. Elle nécessite également une certaine expertise et ne s’improvise pas du jour au lendemain. Surtout elle consiste en une réelle transformation de la méthode de travail et du quotidien des collaborateurs. Aussi, au vu de tous ces éléments, il n’est pas possible d’improviser sa mise en place sans la préparer.
La première chose à faire est d’impliquer les collaborateurs. Sans eux, il ne sera pas possible de tenir l’application de la méthode 5S sur la durée. En effet, si l’on peut de manière ponctuelle les solliciter sur les trois premiers S (Eliminer – Ranger – Nettoyer), on ne peut pas sans leur implication et leur investissement tenir sur la durée les deux autre S (Standardiser – Respecter).
La première étape est donc de les informer, de leur expliquer, de faire preuve de pédagogie. La méthode 5S peut être une méthode gagnante à la fois pour l’entreprise et pour les salariés, si son application n’est pas dévoyée. En présentant ce changement majeur de la bonne manière, il est tout à fait envisageable d’obtenir l’adhésion des équipes.
Dans le même temps, il faut s’assurer de disposer en interne des personnes capables de définir et de piloter la mise en place de la méthode 5S. En effet, si elle réside dans des principes généraux relativement simples, son application pratique nécessite une réelle expertise en lean manufacturing, en amélioration continue. Cela nécessite un audit précis, un état des lieux clair de l’existant, qui mette en évidence les éléments sur lesquels agir à chaque étape du 5S. Ce diagnostic précis ne peut pas être réalisé sans aucune expérience du sujet.
De la même manière, les solutions à apporter aux manques mis en évidence par l’audit ne peuvent pas s’improviser. Enfin, la cinquième étape du 5S nécessite d’avoir des compétences présentes en continu dans l’entreprise pour permettre l’amélioration continue. Si recourir à des consultants externes spécialistes du sujet peut être une solution pour lancer la mise en place de la méthode 5S et en définir les contours, il ne faut pas oublier de former ou de recruter au sein de l’entreprise des experts qui seront capables de maintenir les évolutions apporter et de se pencher sur les prochaines améliorations.
Robin Labouérie
