Comment rédiger un mail de remerciement après un entretien d’embauche ?

Vous sortez d’un entretien d’embauche pour le job de vos rêves ? Mettez toutes les chances de votre côté en adressant un mail de remerciement à votre interlocuteur ! Comment le construire, quand l’envoyer, à qui l’adresser ? Voluntae, cabinet de recrutement, vous explique tout !

Quel est l’objectif du mail de remerciement après un entretien ?

L’envoi d’un tel mail à un objectif majeur : vous différencier des autres candidats. Ce mail vous rappelle au bon souvenir de votre interlocuteur lors de l’entretien d’embauche. Il se souviendra plus facilement d’un candidat qui l’a remercié pour le temps passé lors de l’entretien. Il s’agit d’une marque de politesse et d’intérêt pour le poste, les recruteurs y sont sensibles. Ce mail de remerciement vous permet en effet de marquer votre motivation à obtenir le poste.

Quel est le contenu d’un mail de remerciement ?

Le courrier que vous envoyez pour remercier le recruteur ne doit pas être un mail fourre-tout qui mélange remerciement, relance, lettre de motivation et CV. Il a un objet précis : remercier le recruteur ou le manager qui vous a reçu en entretien. Mais alors pourquoi le remerciez-vous ?

Pour deux choses principales :

• Vous le remerciez du temps qu’il vous a accordé. Vous êtes souvent reçu par des managers ou des RH généralistes pour qui le recrutement n’est pas une tâche quotidienne. S’ils vous ont reçu, c’est que votre CV a retenu leur attention parmi une longue liste. Remerciez-les donc pour vous avoir accordé du temps, parce que vous faites partie des candidats qu’ils ont sélectionnés.
• Vous le remerciez pour les échanges que vous avez eu. Un entretien d’embauche est l’occasion pour le recruteur et le candidat d’échanger sur le contenu du poste dont il est question, sur leurs expériences et conception du poste, sur les méthodes de travail et l’ambiance d’équipe. Autant d’éléments que vous partagez avec le recruteur mais qu’il partage aussi avec vous.

De manière plus occasionnelle, l’entretien peut être l’occasion pour un recruteur de donner certains conseils aux candidats. Le recruteur peut vous faire observer une incohérence ou un manque dans votre CV ou votre lettre de motivation par exemple. Il peut également vous « briefer » sur le prochain interlocuteur que vous allez rencontrer lors du process de recrutement par exemple :
« Vous allez rencontrer la semaine prochaine Mme Durand, notre DRH. Pensez à mettre une cravate, elle est plutôt de l’ancienne école ». Tous ces petits conseils que vous distille le recruteur sont importants, suivez-les, mais surtout remerciez-le de vous les avoir donnés, rien ne l’obligeait à cela.

Ne pas confondre remerciement et relance

L’objet de votre email est bien de remercier le recruteur et/ou le manager avec qui vous avez échangé lors de l’entretien. Il ne s’agit en aucun cas d’obtenir une réponse concernant votre candidature ni d’une demande d’information sur l’avancée du processus. Vous pouvez bien entendu envoyer une relance par mail pour connaitre l’avancée du traitement de votre candidature. Mais elle doit faire l’objet d’un mail distinct qui doit être envoyé plus longtemps après l’entretien (voir exemple ci-dessous).

Opter pour le bon timing d’envoi

Il est toujours difficile d’envoyer un tel mail de remerciement. Dois-je l’envoyer juste après l’entretien ? Le lendemain ? La semaine suivante ? Idéalement, vous pouvez envoyer votre mail deux jours après l’entretien. Le souvenir de votre échange est encore frais et le recruteur a eu le temps de prendre du recul sur votre profil. Si votre entretien a lieu le jeudi ou le vendredi, privilégiez un envoi le lundi en début d’après-midi, pour que votre message de remerciement ne soit pas noyé dans la masse d’une boîte de réception pleine à craquer le lundi matin.

Quel ton employer dans un mail de remerciement ?

Trouvez le bon ton à adopter lors d’un échange avec un recruteur est toujours difficile, notamment lors du premier contact. Lors de l’envoi d’un mail à l’issue d’un entretien, vous disposez d’un avantage certain. Vous avez déjà échangé à une reprise, et même à plusieurs reprises la plupart du temps, avec votre interlocuteur. Vous avez tous les deux trouvé un équilibre dans vos échanges, notamment lors de l’entretien, continuez sur cette voie. Il ne s’agit pas d’un échange formel et codifié, vous disposez donc d’une certaine latitude. En général, adoptez un ton courtois sans être obséquieux ni tomber dans une trop grande proximité.

Quel objet indiquer pour ce mail ?

Soyez simple et direct, ne tournez pas autour du pot. Votre interlocuteur doit identifier tout de suite le sujet de votre envoi. Deux marqueurs clés sont indispensables : le terme « entretien » et la date à laquelle il a eu lieu. Cela permet au recruteur de visualiser clairement le contexte et de commencer à se remémorer vos échanges. Vous pouvez utiliser les exemples suivants:

• Vous remercier pour notre entretien du 01/01/2020
• Pour faire suite à notre entretien du 01/01/2020
• Retour sur notre entretien du 01/01/2020

Quelle longueur pour un mail de remerciement ?

Encore une fois, inutile de développer votre propos de manière démesurée. Entre deux et cinq phrases suffisent à exprimer vos remerciements et manifester votre motivation pour la suite. Plus vous serez long, moins le recruteur prendra le temps de vous lire. Vous lui écrivez pour le remercier, pas pour lui fournir des informations supplémentaires. Une formule de politesse, deux phrases de remerciements pour le temps accordé et la richesse des échanges, une nouvelle formule de politesse et le tour est joué !

Quelle formule de politesse utiliser?

Les formules de politesse justement. Il est toujours difficile de savoir laquelle utiliser, elles paraissent souvent désuètes et exagérées. Vous disposez de différentes options :

1. La formule de politesse classique : « Bien cordialement » et ses dérivés. Elle est simple et efficace, mais peut manquer parfois d’originalité voire de personnalité.
2. La bienveillante : « En vous souhaitant une agréable journée » et ses variantes. Tout aussi simple et efficace, elle est plus positive que la précédente, moins neutre.
3. La formule de remerciement : « En vous remerciant une nouvelle fois pour votre temps/nos échanges ». Elle a l’avantage de rappeler le sujet de votre envoi. Elle peut aussi apparaître comme redondante avec le corps du mail et vous faire paraître comme trop insistant.
4. Le rappel de votre intérêt : « En espérant avoir l’occasion d’échanger de nouveau ensemble ». Cette formule est proche de celle d’une lettre de motivation ou d’un mail de relance, elle peut paraître trop insistante pour certains.

Les pièges à éviter

Il existe différents pièges dans lesquelles ne pas tomber pour un mail de remerciement. Pour commencer, ciblez bien le destinataire a qui vous l’envoyez. Dans certains processus de recrutements à rallonge, il n’est pas nécessaire d’envoyer un mail de remerciements à chaque étape. Votre courrier de remerciement après un entretien aura davantage de force dans les derniers instants du processus qu’après une simple prise de contact téléphonique.

De même, ne mettez pas toutes les personnes que vous avez rencontrées en copie de votre mail. Vous adressez des remerciements pour un moment d’échange précis, envoyez votre courrier à cet interlocuteur. Si vous pensez que deux personnes seront les décisionnaires finaux, et que vous avez rencontré ces deux personnes, envoyez deux mails séparés et personnalisés à chacun de vos interlocuteurs.

Que faire si l’entretien s’est mal déroulé ?

Il arrive que les entretiens d’embauche soient des moments difficiles pour le candidat comme pour le recruteur. Dans cette situation, faut-il envoyer un mail de remerciement ? Si vous êtes malgré tout intéressé par le poste, vous pouvez tout à fait envoyer un message au recruteur en effet. Remerciez-le de son temps, réitérez-lui votre intérêt sur le poste. Si un événement particulier pendant l’entretien a posé un problème, n’hésitez pas à revenir brièvement dessus, pour affirmer que cela n’altère en rien votre volonté à rejoindre l’entreprise. Un mail de remerciement après un entretien difficile pourrait ressembler à cela :

« Chère/Cher Madame/Monsieur Durand,
Je tenais à vous remercier pour le temps que vous m’avez accordé ce lundi 27 mai 2020, pour échanger sur le poste de Responsable Qualité à pourvoir dans votre entreprise.
Malgré notre incompréhension concernant les ressources associées à ce poste, notre échange a renforcé mon envie d’intégrer [NOM DE L’ENTREPRISE] et de participer à ses succès futurs. 
En vous souhaitant une agréable journée,
Signature »

Que faire si l’entretien s’est très bien passé ?

Fort heureusement, il arrive que l’entretien se déroule parfaitement bien, qu’il lève vos interrogations sur le poste et que le recruteur semble enthousiasmé à l’idée de travailler avec vous. Cependant, n’oubliez pas que vous êtes certainement plusieurs candidats, et que d’autres candidats peuvent marquer encore plus le recruteur. L’étape du mail de remerciement pour l’entretien ne doit donc pas être négligé. Profitez-en pour exprimer au recruteur votre sentiment sur cet entretien. Un mail de remerciement après un entretien positif pourrait ressembler à cela :

« Chère/Cher Madame/Monsieur Durand,
Je tenais à vous remercier pour le temps que vous m’avez accordé ce lundi 27 mai 2020, pour échanger sur le poste de Responsable Qualité à pourvoir dans votre entreprise.
J’ai été ravi de pouvoir échanger sur vos attentes concernant ce poste pendant l’entretien. La qualité de nos échanges a renforcé ma détermination et mon envie de rejoindre votre équipe. Grâce à cet entretien, je suis persuadé que je saurai très bien m’intégrer dans votre équipe telle que vous me l’avez décrite. 
En vous souhaitant une agréable journée,
Signature »

Que faire si le recruteur m’a annoncé que j’étais sélectionné pendant l’entretien ?

C’est un cas de figure qui peut se présenter lors d’un entretien. Au moment de conclure, le recruteur vous annonce qu’il a décidé de sélectionner votre candidature et de vous embaucher. Dans ce cas-là, faut-il lui adresser un mail de remerciement pour l’entretien ? Oui ! Cela vous permettra de faire confirmer par écrit votre embauche dans cette entreprise. Parfois, vous n’avez pas forcément donné de réponse sur le coup à votre interlocuteur. Il s’agit d’une bonne manière de lui faire un retour, ou de compléter un retour téléphonique (qui est préférable).

Enfin, les remerciements que vous lui adressez sont une marque de politesse très appréciée. Or il s’agit très certainement de votre futur manager, et vous n’avez qu’une seule occasion de faire une bonne première impression ! Vous pouvez par exemple lui envoyer un courrier sous le modèle ci-dessous :

« Chère/Cher Madame/Monsieur Durand,
Je tenais à vous remercier pour le temps que vous m’avez accordé ce lundi 27 mai 2020, pour échanger sur le poste de Responsable Qualité à pourvoir dans votre entreprise.
J’ai été ravi(e) lorsque vous m’avez proposé dès la fin de l’entretien de prendre ce poste et de rejoindre votre équipe. Les 50 minutes que nous venions de passer à échanger avaient d’ores et déjà renforcé ma détermination à rejoindre [NOM DE L’ENTREPRISE].
C’est avec plaisir que je vous confirme une nouvelle fois que j’accepte le poste que vous me proposez.
En vous souhaitant une agréable journée,
Signature »

Vous voilà fin prêts pour rédiger votre propre mail de remerciements et mettre toutes les chances de votre côté pour décrocher le job de vos rêves !